「退職を伝えるのが怖い」「上司にどう切り出せばいいかわからない」——そんな悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。退職を伝えるのは確かに勇気が必要ですが、伝え方次第でその後の関係性が大きく変わります。円満退職を目指すためには、タイミングや言葉選びがとても大切です。
今回は、スムーズに退職を伝えるための切り出し方や基本ルール、具体的な伝え方、注意点について詳しく解説します。
退職の切り出し方の基本ルール
退職を伝えるときは、単に「辞めます」と言うだけではなく、適切な方法で伝えることが重要です。特に、伝え方やタイミングを間違えると、上司や会社との関係が悪化する可能性もあります。ここでは、スムーズに退職を切り出すために押さえておくべき基本ルールを詳しく解説します。
・直属の上司に伝える
・対面で伝える
・伝えるタイミングを考える
退職の切り出し方の基本ルール① 事前準備をしっかり行う
退職を切り出す前に、しっかりと準備をしておくことで、話がスムーズに進みます。事前に考えておくべきポイントを見ていきましょう。
■ 退職理由を明確にする
上司に相談する際、「なぜ退職するのか？」は必ず聞かれるポイントです。そのため、自分の中で退職理由を明確にしておきましょう。理由が曖昧だと、引き止められたり、話が長引いたりする可能性があります。
退職理由には、以下のようなものがあります。
キャリアアップのための転職：「新しい分野に挑戦したい」「スキルを活かせる環境に行きたい」
家庭の事情：「家族の事情で働き方を変える必要がある」「親の介護が必要になった」
体調不良：「健康上の理由で仕事を続けるのが難しい」
その他の理由：「独立を考えている」「別の業界に興味がある」
上司に伝えるときは、なるべくポジティブな表現にするのがポイントです。例えば、「会社の環境が合わなかった」という理由で退職する場合でも、「新しい挑戦をしたい」と前向きに伝えると、円満退職につながります。
■ 退職時期を決めておく
「いつ退職するのか？」も、事前に考えておく必要があります。
会社の就業規則によっては、「退職の〇ヶ月前までに申告すること」と決められていることが多いので、まずは社内規則を確認しましょう。一般的には、1〜2ヶ月前に伝えるのがマナーですが、職場の状況によっては3ヶ月前に伝えたほうがよい場合もあります。
■ 引き継ぎの準備を考える
スムーズに退職するためには、業務の引き継ぎも重要です。事前に「自分の担当業務をどう引き継ぐか」を整理しておくと、上司に退職を伝えたときに話がスムーズに進みます。
例えば、以下のようなことを考えておくとよいでしょう。
「自分の担当業務は誰に引き継ぐのが適切か？」
「引き継ぎに必要な期間はどれくらいか？」
「マニュアルや資料を準備しておくべきか？」
事前準備をしっかり行うことで、上司も「この人はきちんと考えて退職を決めたんだな」と納得しやすくなります。
退職の切り出し方の基本ルール② まずは直属の上司に伝える
退職の意思を伝えるときは、まずは直属の上司に報告するのが基本です。
会社によっては、人事部に直接相談するケースもありますが、通常は上司を通して話が進むため、いきなり同僚や後輩に話すのは避けましょう。周囲に先に話してしまうと、上司の耳に入る前に噂が広まり、印象が悪くなってしまう可能性があります。
■ 上司に伝える際の流れ
上司に退職の話をする際は、以下のような流れで進めるのが一般的です。
事前に上司の予定を確認する：「少しお時間をいただけますか？」とアポイントを取る
退職の意思を伝える：「実は、一身上の都合で退職を考えております」
退職理由を簡潔に伝える：「新しい環境でチャレンジしたいと考え、決断しました」
退職時期と引き継ぎについても触れる：「〇月末を目処にと考えています。引き継ぎはしっかり進めます」
上司の性格によっては、「もう少し考えてみないか？」と引き止められることもありますが、事前に準備しておけば、冷静に対応できます。
退職の切り出し方の基本ルール③ 対面で伝えるのがベスト
退職の話は、できるだけ対面で伝えるのが理想的です。
対面で話すことで、自分の誠意や真剣な気持ちが伝わりやすくなるため、上司も納得しやすくなります。
■ どうしても対面が難しい場合
最近では、リモートワークが普及しており、直接会って話すのが難しいケースもあります。その場合は、以下の方法で伝えましょう。
オンライン会議（ZoomやTeamsなど）：「オンラインでお話ししたいことがあります」とアポイントを取る
電話で伝える：「お時間をいただきたいのですが、今お話しできますか？」
メールでアポイントを取る：「重要なご相談がありますので、お時間をいただけますか？」
メールで退職を直接伝えるのは避け、あくまで「話し合いの場を作るためのツール」として使いましょう。
退職の切り出し方の基本ルール④ 伝えるタイミングを考える
退職を伝えるタイミングも重要です。上司が忙しいときに突然話しかけても、落ち着いて対応してもらえない可能性があります。
■ 避けるべきタイミング
・忙しい時間帯（朝一番や終業間際）
・会議の直前・直後
・トラブルが発生しているとき
■ 伝えるのに適したタイミング
・比較的落ち着いた時間帯（昼休み後や業務の合間）
・上司が一人でいるとき
・定例の1on1ミーティングなど、話しやすい場
事前に「お時間をいただけますか？」と声をかけ、アポイントを取るのがベストです。
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2. 退職を切り出す際の具体的な例文
退職を切り出すときは、できるだけシンプルでわかりやすい言葉を選ぶことが大切です。伝え方によっては、上司が納得しやすくなり、円満退職につながります。逆に、曖昧な表現や不適切な言い方をすると、引き止められたり、関係が悪化したりすることもあるので注意が必要です。
ここでは、状況に応じた具体的な例文を詳しく解説します。
退職を切り出す際の例文① 前向きな理由で退職する場合
キャリアアップや自己成長のために退職する場合は、前向きな理由を伝えることで、円満に話を進めやすくなります。また、今の会社に対する感謝の気持ちを忘れずに伝えることも重要です。
■ 例文①（シンプルな伝え方）
「お忙しいところすみません。少しお時間をいただけますか？ 実は、一身上の都合で退職を考えており、ご相談させていただきたいです。」
このように伝えることで、余計な詮索を避けつつ、話し合いのきっかけを作ることができます。
■ 例文②（より具体的な伝え方）
「これまで多くのことを学ばせていただき、本当に感謝しています。ただ、自分のスキルをさらに伸ばしたいと考え、新しい環境で挑戦することを決意しました。そのため、〇月末を目処に退職させていただきたいと考えております。」
ポイント
・「感謝の気持ち」を最初に伝えると、上司の印象がよくなります。
・「新しい環境で挑戦したい」など、前向きな言葉を選ぶと、円満退職しやすくなります。
退職を切り出す際の例文② 転職が理由の場合
転職を理由にする場合は、「今の職場に不満があるから辞める」と受け取られないように注意しましょう。できるだけポジティブな言葉を選び、感謝の気持ちを伝えることが大切です。
■ 例文①（シンプルな伝え方）
「これまでお世話になりましたが、新しい挑戦をしたいと思い、退職を決意しました。」
■ 例文②（より丁寧な伝え方）
「〇〇（会社名）では、これまでたくさんの経験をさせていただき、本当に感謝しています。ただ、自分のキャリアを考えたときに、新しい分野にチャレンジしたいという思いが強くなりました。〇月末を目処に退職させていただきたく、ご相談させていただければと思います。」
ポイント
・「新しい分野にチャレンジしたい」「スキルを活かせる環境に行きたい」など、前向きな表現を使うと印象がよくなります。
・会社への不満が理由であっても、それを直接伝えるのは避けたほうがよいです。
退職を切り出す際の例文③ 家庭の事情などの個人的な理由の場合
家庭の事情や健康問題などが理由で退職する場合、あまり詳しく説明しすぎず、シンプルに伝えるのがポイントです。プライベートな理由は深く掘り下げられることも少ないため、簡潔に伝えて問題ありません。
■ 例文①（シンプルな伝え方）
「家庭の事情で働き方を見直す必要があり、退職を考えています。」
■ 例文②（より丁寧な伝え方）
「家族の都合で、これまでのような働き方を続けることが難しくなりました。そのため、〇月末を目処に退職を考えております。これまでお世話になり、本当にありがとうございました。」
■ 例文③（健康上の理由の場合）
「体調のことを考え、今後の働き方を見直したいと考えるようになりました。これまで本当にお世話になりましたが、〇月末を目処に退職させていただきたいと考えています。」
・事情を詳しく説明する必要はありません。
・「家庭の事情」「健康上の理由」という言葉で簡潔に伝えましょう。
・必要以上に理由を伝えると、「なんとかならないか」と引き止められる可能性があります。
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その他の状況に応じた例文
退職を切り出す際の例文④ 契約満了や派遣期間終了の場合
契約社員や派遣社員の場合、契約期間の終了に伴って退職するケースもあります。この場合は、シンプルに伝えるのがベストです。
■ 例文（契約満了の場合）
「契約期間が〇月で満了となるため、更新はせずに退職させていただきたいと考えております。」
退職を切り出す際の例文⑤ 会社の都合による退職（リストラや業務縮小など）
リストラや業務縮小による退職の場合は、自分から言い出すのではなく、会社の意向を確認しながら話を進めるのがよいでしょう。
■ 例文（リストラの話が出ている場合）
「現在の状況を考慮し、会社の意向に沿った形で円満に退職できればと思っております。今後の手続きについてご相談させてください。」
3. 退職を切り出す際の注意点
退職の話は、適切な方法で進めることが重要です。伝え方や対応を間違えると、上司との関係が悪化したり、必要以上に引き止められたりする可能性があります。スムーズに話を進めるために、以下の注意点を押さえておきましょう。
退職を切り出す際の注意点① 感情的にならない
退職を伝えるときは、冷静に落ち着いた態度で話すことが大切です。特に、仕事に対する不満や会社への不信感があったとしても、それをそのまま口に出すのは避けましょう。
■ なぜ感情的になってはいけないのか？
退職がスムーズに進まなくなる → 上司が感情的になり、話がこじれる可能性がある
職場の人間関係が悪化する → 退職後も付き合いが続く場合があるため、関係を壊さないことが大切
「後味の悪い退職」になりやすい → 最後まで誠実な態度でいることが重要
■ どうすれば冷静に伝えられる？
事前に伝える内容を整理しておく → 話すポイントをメモしておくと安心
感情的になりそうな場合は、深呼吸して落ち着く
相手の反応に動揺しない → 上司が怒ったり驚いたりしても、冷静に対応する
■ 避けるべき伝え方の例
NG例 :「もうこの会社には耐えられません！」
NG例 :「仕事がつまらないので辞めます」
NG例 :「〇〇さんのせいでストレスが溜まるので辞めます」
OK例 :「お世話になりましたが、新しい環境で挑戦したいと考え、退職を決意しました。」
このように、シンプルかつ冷静に伝えるのがベストです。
退職を切り出す際の注意点② 不満を理由にしない
会社に対する不満が退職理由だったとしても、それをストレートに伝えるのは避けたほうがよいです。不満を理由にすると、上司が防衛的になり、引き止めや説得が強くなることがあります。
■ なぜ不満を言わないほうがよいのか？
上司の心証を悪くする → 「文句ばかり言って辞める人」という印象を与えてしまう
会社の改善を求められ、辞めにくくなる → 「では待遇を改善するから考え直せ」と言われる可能性がある
退職後の人間関係に影響を与える → 退職後に元同僚と仕事で関わるケースもある
■ 不満をポジティブな言葉に変換する方法
NG例 :「給料が低いので辞めます」
OK例 : →「キャリアアップのために新しい環境に挑戦したいと考えています」
NG例 :「上司と合わないので辞めます」
OK例 : → 「より自分に合った環境で成長したいと考えています」
NG例 :「仕事がつまらないから辞めます」
OK例 : → 「新しい分野に挑戦してスキルアップを目指したいです」
ネガティブな理由をポジティブに言い換えることで、円満に退職しやすくなります。
退職を切り出す際の注意点③ 引き止めにどう対応するか考えておく
退職を伝えると、多くの場合、上司から引き止められることがあります。特に、優秀な社員ほど会社側は簡単に手放したくないため、待遇改善や異動の提案を受けることもあります。
■ よくある引き止めの言葉と対処法
「もう少し考えてみないか？」
→「お気持ちはありがたいのですが、すでに決意は固まっています。」
「条件を改善するから残らないか？」
→「ご配慮ありがとうございます。ただ、今回の決断は待遇面だけの問題ではなく、長期的なキャリアを考えた上でのものです。」
「せめてあと〇ヶ月だけ残ってくれないか？」
→「申し訳ありませんが、新しい環境での準備も進めており、予定通り退職させていただきたいです。」
・「決意は固い」ことを明確に伝える（曖昧な態度を取ると引き止めが続く）
・感謝の気持ちを示しつつ、断る（誠意をもって対応すると円満に進みやすい）
・待遇改善の提案には慎重に対応する（一時的な改善ではなく、長期的な視点で考える）
退職を切り出す際の注意点④ 退職日や引き継ぎについても触れる
退職を伝える際に、「〇月末で退職したいと考えています」「引き継ぎはしっかり行う予定です」と具体的に話すことで、上司も受け入れやすくなります。
■ なぜ退職日や引き継ぎについて伝えるべきか？
上司がスケジュールを立てやすくなる（次の人員補充や業務調整がしやすい）
「無責任な退職」と思われにくくなる（最後までしっかりやる意思を示せる）
退職交渉がスムーズに進みやすくなる
■ 伝え方の例
「〇月末を目処に退職したいと考えております。業務の引き継ぎについても、〇〇さんと相談しながら進めていきます。」
「できる限り円滑に引き継ぎを行い、業務に支障が出ないように努めたいと考えています。」
具体的な退職日を提示する（「早めに辞めたい」ではなく、明確な日付を言う）
引き継ぎの計画を示す（「ちゃんと引き継ぎします」と伝えるだけで印象がよくなる）
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まとめ
退職を伝えるのは勇気がいることですが、適切な方法で切り出せば、スムーズに話を進めることができます。 伝え方ひとつで上司の反応や退職後の人間関係が変わるため、慎重に進めることが大切です。
・直属の上司に最初に伝える（社内のルールを守る）
・シンプルかつ前向きな言葉を選ぶ（不満を理由にしない）
・冷静な態度で伝え、感情的にならない
・引き止められた場合の対応を考えておく
・退職日や引き継ぎ計画を具体的に伝える
退職は人生の新たなスタートです。最後まで誠実な対応を心がけ、円満退職を目指しましょう！
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